顧客管理・営業支援ツールとして知られるZoho CRM。そのコストパフォーマンスの高さや連携できるアプリの多さから、世界的に多くの企業から利用されています。
Zoho CRMでは、Excelやcsvといったデータをアップロードしてインポートすることが可能であるため、大量の顧客データを一括でCRM内に登録することができます。しかし、インポートする元データに不備がある場合、インポートがうまくいかないケースもよくあり、問題を抱えている企業も少なくないでしょう。
本コラムでは、Zoho CRMにデータをインポートする際に注意すべきポイントや、実際の設定方法を分かりやすく丁寧に説明します。
これまで顧客データや営業データをExcelなどで管理していたけど、業務効率化のためにZoho CRM を活用したいと考えている企業の担当者にとって役立つ情報を提供します。ぜひ最後までお読みください。
参考コラム
ZOHOCRMとは？SFA（営業支援）ツールを紹介
Zoho CRMの使い方を徹底解説！概要から実際の手順まで紹介します
Zoho CRMにデータをインポートをする際に重要なポイント
Zoho CRMのインポート機能は、エクセルやCSVファイルにまとめた大量の顧客データを一括で登録することができるため、非常に便利です。しかし、データに不備があったり、Zoho CRM内の項目とExcel・CSVといった元データの項目に相違があったりする場合、うまくインポートできない場合があります。
ここでは、Zoho CRM のアカウントを作成済みであることを前提として、Zoho CRMに顧客データをインポートする際に重要となるポイントを3つ解説します。
必須項目を必ず元データに入れる
Zoho CRM には、さまざまな種類のデータや機能を管理するための箱となる、タブが存在します。タブには、見込み客・取引先・商談・連絡先などの種類があります。
そして、それぞれのタブには、絶対にこの情報は登録しておく必要があるという、必須項目が存在します。そのため、エクセルなどで管理している顧客データをインポートする際は、その元データにもZoho CRM の必須項目を含めておくことが重要です。
Zoho CRMの必須項目は、顧客データの新規登録画面で確認が可能です。たとえば、見込み客の情報をインポートしたい場合、ホーム画面上部から「見込み客」タブをクリックし、見込み客データ一覧の右上にある[見込み客を作成]のボタンをクリックすると、新規登録画面が表示されます。
新規登録する項目の中に、枠の左端が赤くなっている項目があります。この項目が、Zoho CRM の「必須項目」となります。
以下の画像の通り、見込み客の登録画面では、「会社」と「姓」の項目が必須項目に該当します。
そのため、下記の「見込み客」タブの中に顧客データをインポートする場合、インポートデータの中に「会社」と「姓」の列を用意する必要があります。
元データとZoho CRM の項目名を一致させておく
Zoho CRM 内にデータをインポートする場合、Zoho CRM 内の項目とインポートする元データの項目を突合して紐付ける、マッピングという作業があります。そのため、インポートする元データの項目名を、あらかじめZoho CRM で設定されている項目名と一致させておくことで、スムーズにマッピングを行うことが可能です。一致させていなくてもマッピングができることもありますが、その場合は個別に、対応する項目をこちらで指定する必要があるため、手間になりますし、設定誤りも発生する可能性があります。
そのため、あらかじめ項目名を揃えておくことをおすすめします。
実際のサンプルデータで確認してみましょう。
例として用意した下記のサンプルデータから、見込み客タブにデータをインポートして登録するケースを見てみます。
CSVデータの項目名では、企業・苗字・名前・Mail・Tel・社員数となっています。
一方、Zoho CRM に設定されている項目名は、以下の画像の赤枠部分からも分かる通り、となっています。会社・姓・名・メール・電話番号・従業員数となっています。
このように、元データとZoho CRM の項目名が相違している場合、マッピング作業に手間がかかってしまう上に、うまくインポートできないおそれがあります。そのため、元データの項目名をZoho CRM の項目名と一致させましょう。
Zoho CRM の項目名に合わせて元データの項目名を変更したのが以下の画像です。
必須項目である「会社」「姓」の列も存在し、かつZoho CRM と項目名を統一しているため、スムーズかつ確実にデータをインポートすることができます。
選択リスト項目の選択肢と元データの内容を統一させる
上記で項目の統一について解説しましたが、先ほど紹介した項目の他にも、Zoho CRM 内にはさまざまなデータ項目を登録することが可能です。
項目の中には、選択リスト項目というものも存在し、たとえば、見込み客をどの経路から獲得したかというデータを管理しておきたい場合、Zoho CRM 内には「見込み客のデータ元」という項目が存在し、複数の選択肢から選択できるようになっています。
広告を通じて見込み客となったのか、電話営業を通じて見込み客になったのか、という経路を選択した上で見込み客としてデータ登録できるというイメージです。
ここで注意したいポイントとしては、選択リスト項目を使う場合は、エクセルなどの元データの値をZoho CRMの項目の選択肢と同じものに揃えておく必要があるということです。
Zoho CRM に登録されている「見込み客のデータ元」の選択肢は以下の通りです。
・広告
・電話営業
・従業員からの紹介
・外部からの紹介
・オンラインショップ
・パートナー
・広報活動
・営業メール
・パートナーセミナー
・社内セミナー
・展示会
・Webからのダウンロード
・Web検索
・チャット
・X（Twitter）
・Facebook
Zoho CRM 内に登録されている上記の選択肢にあるものだけを、元データにも入力しておきましょう。
※ちなみにここでは解説していませんが、項目の選択肢は変更することも可能です。
見込み客のデータもとを含めたサンプルデータのイメージは以下を参照ください。
まとめ
業務を行うにあたっては顧客データを手動で登録することの方が多いです、しかし、別のシステムに移行する場合には、大量のデータを一括で登録する必要があり、Zoho CRM のインポート機能は簡単に大量のデータを一括登録できるため便利ですが、正確かつスムーズにインポートするためには、Zoho CRM と元データの内容を適切に合わせておくことが重要です。
Zoho CRM では、インポートの履歴を管理しています。そのため、直前に行ったデータインポートの取り消し機能も存在し、インポートデータを削除することも可能であるため、データのインポートを試してイメージを掴むのもおすすめです。
ちなみに、Zoho CRM には無料トライアル期間もあるため、hubspotやSalesforceなどの他のCRMからの移行を考えている方も気軽に試すことができます。
株式会社ArchRiseでは、Zoho CRM の導入や運用、リプレイスについて対応しています。お客様の顧客管理・業務効率化のお悩みを丁寧かつ迅速に支援いたします。「エクセルで自社のデータを管理していたけど、CRMに移行したい」などのお悩みがある方、ご相談は無料のため、興味がある方はぜひお気軽にお問い合わせください。
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