顧客管理・営業支援ツールとして知られるZoho CRM。そのコストパフォーマンスの高さや連携できるアプリの多さから、世界的に多くの企業から利用されています。しかし、中には、「低価格ゆえに、使える機能が限られている」「顧客管理を行うだけのツール」というイメージを持っている方もいらっしゃると思います。そのような方に向けて今回この記事では、メルマガの概要と、Zoho CRM を活用したメール配信の方法を丁寧に紹介します。
顧客管理や単純な作業だけに留まらない、業務効率化を実現する多機能なZoho CRM の使い方をお役立ち情報満載の本コラムをぜひ最後までご覧ください。
メルマガとは？
メルマガとは「メールマガジン」の略で、メールマーケティング手法の一つです。企業が会員登録している顧客に対して、ニュースやキャンペーン、コラム、サービス情報などをメールで一斉に送信することをメルマガと呼んでいます。顧客とコミュニケーションを行う手段となります。
メルマガは、低コストで運用ができる、定期的に送ることで顧客の理解が深まり、見込み客としての熱量を高められるといったメリットがあります。
一方、送るタイミングや頻度を間違えると、顧客にとって煩わしい印象を与えてしまい、逆効果になる可能性もあります。
近年、SNSの普及によってメルマガは古いマーケティング手法であるというイメージをもたれることもありますが、メールの利用者数は今でも多く、未だに重要かつ有力なマーケティング施策のひとつとなっています。
Zoho CRMでもメルマガの配信はできる？
Zoho CRMは、メールマガジンの作成から配信までを、一貫して簡単に行うことができます。
Zoho CRM にはいくつかのプランが存在しますが、スタンダードプラン以上であれば、Zoho CRMから送信したメールの開封率や不達率、クリック率を分析することができます。
なお、メールの送信数上限は、プランによって変わります。自社の状況や予算などの内容に応じて契約するプランを決定してください。
スタンダードプラン：1日250件
プロフェッショナルプラン：1日500件
エンタープライズプラン：1日1,000件
Zoho CRM のプランと料金については、以下のコラムで詳しく解説していますので、こちらもご覧ください。
Zoho CRMの価格を徹底解説！プラン別の特徴とコストパフォーマンスを比較
Zoho CRM でメルマガを配信する方法
ここからは実際に、Zoho CRM を使ってメルマガ配信を行う方法について解説します。
Zoho CRM のアカウントを作成する
はじめに、Zoho CRM アカウントを作成しましょう。Zoho CRM トップページにアクセスし、フォームに個人情報を入力します。この登録は無料のため、安心して登録いただけます。15日間は無料トライアル期間となり、その期間が終わった後も、無料プランの機能をそのまま使うことができます。フォームを送信後、登録済みのアドレスにアカウントの認証メールが送られます。届いたメールに記載してあるURLにアクセスし、アカウント認証を完了させると、Zoho CRM の画面に遷移します。
ユーザーを追加する
自分以外にメルマガ配信に関わる担当者が会社に複数名いる場合、企業のメンバーをZoho CRM にユーザーとして追加できます。ホームから、[設定]→[一般]→[ユーザー]→[ 新しいユーザー]をクリックし、氏名やメールアドレスなどの情報を入力します。入力したメールアドレスに認証メールが届くため、追加予定のユーザーが受信したリンクにアクセスし、認証を行うことで担当の追加が完了します。ちなみに無料トライアル期間中は、最大3ユーザーまで利用可能です。
メルマガ配信用の顧客情報を登録する
ユーザーの追加が完了したら、続いてメールの配信先情報をZoho CRMに登録してみましょう。Zoho CRMでは、すでに取引を行ったことのある「顧客」と、今後、取引が発生する可能性のある「見込み顧客」を分けて登録することが可能です。
Zoho CRM 内に顧客情報を登録する方法として、手動で登録する方法と、一括でインポートする方法があります。名刺スキャン、メルマガ登録フォームによる登録もありますが、今回は手動登録とインポートについて解説します。
手動登録の方法
今回は、見込み客の情報をZoho CRM 内に登録していきます。
Zoho CRM の「見込み客」タブをクリックし、「見込み客を作成」をクリックします。
遷移後の画面で見込み客のそれぞれの項目を入力し、[保存する]でデータを保存します。
インポートの方法
エクセルなどで保存している、複数の顧客情報をまとめている配信リストをZoho CRM 内に一括で登録したい場合は、インポートによる登録を行います。Zoho CRM では、エクセル形式やCSV形式のデータを簡単ステップで読み込むことができます。
[見込み客を作成]ボタン横[▼]→[見込み客をインポート]を押下します。
インポートしたいファイルを、ドラッグ&ドロップ、またはフォルダを参照してアップロードします。
Zoho CRM の各項目について、ファイルのどの列に入力したデータを読み込むかを任意で指定して関連付ける操作を行います。この関連付けをマッピングと呼びます。画面下部の[自動関連付けを適用する]から自動的にマッピングすることも可能です。
マッピングが完了したら、[次へ]をクリックします。
インポートが完了すると、ポップアップが表示されます。ちなみに、登録しているメールにも通知が届きます。
メルマガに使用するテンプレートを作成する
顧客情報の登録が完了したら、メルマガに使用するメールテンプレートを作成しましょう。
メルマガのテンプレートは、[設定]→[カスタマイズ]→[テンプレート]→[+新しいテンプレート]から作成します。
［新しいテンプレート］をクリックすると、ポップアップが表示されます。
［見込み客］、［連絡先］、［商談］などの各タブから、メルマガを配信したい顧客の情報が登録されているタブを選択します。
次の画面のテンプレートのギャラリー画面では、実際にギャラリーの中から選択したり、カスタマイズしたりすることもできます。
テンプレートの作成画面では、色々な項目をドラッグ&ドロップでカスタマイズすることができます。
また、差し込み項目などを挿入することもでき、システム 内に登録している見込み客の氏名などをその人に合わせて自動で表示することが可能です。
ここで作成したオリジナルのテンプレートをメルマガ配信では顧客に送付することとなります。作成が完了したら右上[保存する]をクリックします。
テンプレートの保存先フォルダを指定し、保存します。
メルマガを送信する
テンプレートの作成が完了したら、いよいよ顧客に送信します。
［見込み客］をクリックします。
配信したい見込み客にチェックを入れ、[メールを送信する]をクリックします。
表示されたポップアップで、先ほど作成したテンプレートを選択します。
対象送信件数を確認し、［送信］ボタンを押して送信完了です。
ちなみにメルマガを送信する際には、配信日時を予約することもZoho CRM なら可能です。
Zoho CRMを使って送信する一括メールは、一覧リストを選択して行う、簡易的な一括配信機能となります。そのため、デフォルトのままではメールの配信ステータスを確認することはできません。ステータスを確認するためには、ステータスの項目を別で作成し、メール送信を行った見込み客に対しては[メール送信済]という風にステータスを設定し、フェーズを管理する必要があります。
開封率やクリック率などを集計することは可能ですが、高度な集計や、その後のフォローアップ、タスクの自動作成、レポートの作成、社内での共有をしっかり行いたい場合は、メールマーケティングに特化したアプリケーションである、Zoho Campaigns を使うことをおすすめします。
まとめ
Zoho CRMアカウントを用意し、活用することで、簡易的なメルマガ配信を行うことが可能になります。、
自社の顧客への情報発信を、低コスト、かつお手軽に行いたいと考えている方には非常におすすめのツールです。
また、株式会社ArchRiseでは、SFA/CRMツールの導入・運用も対応可能です。最後まで並走できるパートナーとして、クライアントのお悩みを丁寧に支援します。ご相談は無料なので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
Zoho CRM を活用して営業活動を効率化し、ビジネスの理想を実現しましょう。最後までお読みいただきありがとうございました。