CRM（顧客管理システム）は、企業の顧客管理や営業活動を効率化するための重要なツールです。その中でも「Zoho CRM」は、幅広い機能とコストパフォーマンスの高さで世界中で多くの企業に導入されているアプリケーションです。本記事では、Zoho CRMの構成から基本的な使い方まで、実践で役立つノウハウを解説します。
この記事を読むことで、初めてCRMを導入する企業担当者や、Zoho CRMを使いこなしたいマーケターが、具体的な活用方法を学べます。
Zoho CRM を提供する企業とは？
引用元：Zoho 公式サイト
世界中で利用されているZoho CRM は、Zoho社が提供しているアプリケーションです。Zohoは、クラウドベースのソフトウェアを提供する企業で、営業、マーケティング、財務、プロジェクト管理、カスタマーサポートなどの多岐にわたる業務を支援するツールを展開しています。その柔軟性やコストパフォーマンスの高さ、そして直感的な操作性により、世界中で幅広い規模の企業に導入されています。
Zohoの特徴的なポイントは、すべてのツールが統一されたプラットフォームで利用できる点です。これにより、業務間の連携が容易になり、データの一貫性が確保されます。また、モバイルアプリも充実しており、どこからでも業務を進めることが可能です。
今回解説するZoho CRM 以外にも、Zoho はさまざまなアプリケーションを展開しています。それらを使ってどのような課題が解決できるのかについては、以下の記事で解説していますので、ぜひこちらもご覧ください。
Zohoとは？ビジネス効率化を実現するZohoの活用法と解決できる課題を解説！
Zoho CRMとは？
引用元：ZohoCRM
Zoho のサービスにおいて最も有名なのが、Zoho CRM です。Zoho CRM は、顧客情報を一元管理し、営業プロセスを可視化するためのサービスです。多くの企業が抱える課題の一つに、顧客情報を記録、収集しているのに、それを営業活動に活用できないことが挙げられます。Zoho CRM を活用すれば、集めた顧客情報を一元管理し、その情報をもとに、顧客フォローやマーケティング施策を行うことが可能になります。顧客情報の分析や、グラフでの可視化など、通常業務で行うにはハードルが高いことも、Zoho CRM を活用すれば効率的に作成可能で、業務効率化と生産性の向上を実現できます。他にも、リード管理、パイプラインの追跡、フォローアップの自動化が可能で、営業チームの効率を大幅に向上させます。また、カスタマイズも充実しており、自社のニーズに合わせて使いやすくすることもできます。
Zoho CRM については以下の記事でも紹介しているので、ぜひこちらもご覧ください！
Zoho CRMのログイン/サインイン方法！開けない時の解決法
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Zoho CRM の基本データ
CRM では顧客情報と商談情報が基本データとなりますが、Zoho CRM を活用するにあたって、まずは基本の構成を知る必要があります。ここでは、Zoho CRM の基本的なデータ構成について解説します。
基本構成
顧客情報と商談情報がCRMの基本要素になりますが、Zoho CRM ではそれらを4つの項目ごとに分類しています。
4つの項目は以下の通りです。
Zoho CRMでは顧客情報を取引先・見込み先・連絡先に分類し、商談情報を商談として項目を設定しています。Zoho CRM を利用するユーザー・企業は、これらの分類に基づいてデータを保存します。
これらの項目について、それぞれ解説します。
取引先
取引を行っている、またはこれから取引を予定している相手先の企業や組織に関するデータを管理するのが、この「取引先」になります。
連絡先
取引先の企業における担当者の情報を管理する項目です。取引先にひも付けられた項目です。1つの企業につき担当者が複数名存在する場合は、1つの取引先にひも付いて複数の連絡先を登録することとなります。
見込み客
まだ取引の段階まで進んでいない企業の情報はこの「見込み客」に保存します。展示会などで名刺をスキャンしたり、自社の資料をダウンロードした企業、申込みフォームからの申し込み、電話での対応などで獲得した企業情報をここに登録できます。
なお、登録した見込み客が取引の段階にステージアップした場合は、「取引先」および「連絡先」にデータが転換されます。
商談
取引を行っている企業との商談情報を登録するのが「商談」です。商談の進捗や商談金額、商談が完了する予定日などを登録可能で、商談は取引先にひも付いた項目となります。
データ登録の順番としては、まず見込み客データを作成し、その見込み客が取引の段階に行こうした場合、取引先・連絡先にデータが変換。その後商談の開始に伴って商談情報を登録するという流れになります。
Zoho CRM の使い方
それではいよいよ、Zoho CRM を実際に利用する方法について紹介します。まずは、アカウントの作成と初期設定から解説していきます。今回は、15日間利用可能な無料トライアルでの操作を前提として解説します。まずはアカウントの用意から解説します。
アカウント登録
引用元：Zoho CRM 公式サイト
Zoho CRMの無料トライアルから、アカウントを作成します。登録が完了すると、メール認証を行い、ダッシュボードにログインできます。無料トライアルでは、エンタープライズプランを15日間利用でき、15日がすぎると無料プランに行こうされますが、そのまま利用することが可能です。
画面の確認
アカウント作成が完了し、ログインすると下図の画面へと遷移します。これがZoho CRM のホーム画面です。画面上部「ホーム」の横に、先ほど解説した見込み客・連絡先・取引先・商談という項目があるのが分かると思います。他にも項目がありますが、基本となる項目はこの4つです。なお、画面上部の項目のことを、「タブ」と呼びます。
顧客情報の登録
まずは、見込み客タブについて見てみましょう。画面上部の「見込み客」をクリックします。クリックすると、以下の画面に移動します。
見込み客の登録方法は基本的に「手動での作成」「インポートで取り込み」の2つの種類があります。手動での登録方法を解説します。「見込み客を作成する」を選択します。
選択すると、遷移後の画面で見込み客の情報を登録することができます。試しに、以下の通り情報を入力してみます。入力が完了したら、右上「保存する」をクリックします。
保存すると、見込み客タブに1件、先ほど保存した情報が登録されます。
また、見込み客名をクリックすると、詳細情報を確認することができます。
このように、見込み客を登録することで見込み客タブに情報が蓄積されていきます。
次に、取引先を登録していきましょう。
基本的な登録の手順は「見込み客」と同じです。情報を登録できたら、取引先タブを確認しましょう。見込み客と同様、取引先タブにも情報が登録されます。
続いて、連絡先を登録します。まずは連絡先タブをクリックし、「連絡先を作成する」を選択しましょう。
遷移先の画面で情報を登録しますが、すでに登録している取引先に対しての連絡先を登録する場合、連絡先は取引先にひも付いているため、下図のように「取引先名」を登録する項目で取引先名を選択することが可能です。また、担当者の役職なども登録できます。
登録が完了したら、「保存する」をクリックします。
見込み客・取引先と同様、連絡先タブに情報が登録され、連絡先名をクリックすると詳細画面を確認できます。
最後に、商談を登録します。商談タブをクリックし、「商談を作成する」を選択します。
商談は、取引先と連絡先にひも付いているため、すでに登録している取引先・連絡先に関する商談情報を登録する場合には、選択することが可能です。
情報を入力後、「保存する」をクリックすると、商談タブに情報が登録され、商談名をクリックすると詳細情報を確認することができます。
これらの情報を登録することで、顧客情報をいつでも確認することができ、互いの情報がひも付いていることで、管理が効率的に行えます。
また、商談情報について、レポートやグラフを自動で作成することも可能であるため、必要に応じて活用することをおすすめします。
株式会社ArchRiseはZoho 導入支援に対応しています
株式会社ArchRiseはZoho 導入支援や、他社からのリプレイスについて対応可能です。「CRMを導入したいけど、何から始めたら良いか分からない」「すでにCRMを導入しているけどコストがかかっており、安いシステムに以降したい」と考えている方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。ご相談は無料です！
まとめ
本コラムでは、Zoho CRM の概要やアカウントの開設方法、基本的な使い方について解説しました。Zoho CRMは、顧客管理や営業活動を効率化する強力なツールです。本コラムで紹介した基本操作や活用方法を参考に、段階的に機能をマスターしていきましょう。また、業務の効率化だけでなく、売上向上や顧客満足度の向上にもつながります。Zoho CRMを活用して、ビジネスを次のレベルへと引き上げましょう！